תכנון אירוע דורש לא מעט עבודה, במיוחד אם מדובר על תכנון והפקה של אירוע המתקיים בשטח פתוח. אירוע שכזה מצריך ציוד ואבזור רב, כיוון שהשטח מספק בעיקר לוקיישן טבעי ומיוחד המוסיף ייחוד ויופי לכל אירוע. כדאי לזכור לעדכן מראש את האורחים הצפויים להגיע בנוגע למיקום האירוע, כך שהם יידעו כיצד להתלבש בהתאם – הרי לבוש אלגנטי ככל הנראה לא יהיה נוח לאורחים שיגיעו, במיוחד אם מדובר על נעלי עקב לנשים שיצטרכו להתמודד עם הליכה בשטח שאינו מרוצף.
מה צריך כדי לתכנן אירוע שטח?
כדי לתכנן את האירוע שיתקיים בשטח, מומלץ לדאוג לריהוט מתאים שיוצב במקום לנוחיות האורחים. יש להצטייד בשולחנות וכסאות עליהם האורחים ישבו ויאכלו, וגם כדאי להוסיף רהיטי חוץ מיוחדים כמו כסאות נוח, פופים, מחצלות או כל אלמנט ריהוט אחר המתאים למיקום בחוץ.
נוסף על הריהוט, צריך לדאוג גם לציוד והמכשור החשמלי שיהיה באירוע. ציוד כמו מערכת הגברה, תאורה, מקרן או כל אבזור אחר שיתאימו לקונספט של האירוע. כדי שהציוד החשמלי יעבוד, יש צורך לדאוג גם לגנרטור בהספק גבוה כדי שיוכל לספק חשמל לכל הציוד החשמלי.
דבר נוסף ולא פחות חשוב לו יש לדאוג בתכנון האירוע, הוא כמובן האוכל שיוגש לאורחים במהלך הערב. כיוון שהאירוע מתקיים בחוץ, מומלץ להזמין קייטרינג מוכן של אוכל טרי ואיכותי שיוצע לאורחים. יש להתחשב בתנאי המקום, ולהעדיף לבחור מנות קלילות שאינן דורשות חימום כמו סלטים טריים ומגוונים, סושי במילויים שונים, ספרינג רול צבעוניים, מבחר לחמים עם מטבלים מיוחדים ועוד מאכלים בסגנון זה.
דואגים גם למשקאות איכותיים במהלך האירוע
כשם שהאוכל הוא חלק חשוב ומהותי בהצלחה של אירוע המתקיים במקום פתוח או סגור, כך גם בנוגע למשקאות המוצעים לקהל האורחים. באירועי שטח המתקיימים בחוץ, יש יתרון להשכרה של עגלות ועמדות משקה ניידות כיוון שהקונספט של עמדה ניידת יכול להוסיף לאווירה של האירוע, וגם פן פרקטי בו האורחים יכולים לעבור בין הדוכנים וליהנות ממגוון משקאות מרעננים וטעימים.
משקאות קלים ואלכוהוליים הם לרוב הבחירה של מארגני אירועים, אך גם עמדת קפה ניידת תאפשר לאורחים ליהנות ממשקאות קפה משובחים היישר ממכונת האספרסו שניצבת בשטח. היתרון של עגלת קפה באירועי שטח היא הניידות שלה, כיוון שהיא ניצבת על גלגלים וניתן להזיז אותה ממקום למקום וגם להגיע אל מרכז האירוע שמתקיים בשטח.
עגלת קפה ניידת לאירועים
עגלת הקפה מותאמת למגוון אירועים כמו אירועים פרטיים, אירועי חברה, ימי גיבוש, מסיבות עסקיות ופרטיות ועוד. את עגלת הקפה מאיישים בריסטות מקצועיים, שיכינו עבור האורחים משקאות קפה איכותיים הנטחנים ישירות מפולי קפה טריים. ניתן ומומלץ להתאים את עגלת הקפה על פי קונספט האירוע ומספר האורחים המשתתפים בו, כך שעגלת הקפה תציע פינוקים טעימים ליד הקפה כמו עוגות, עוגיות, מאפים או כל פינוק מתוק אחר שבא טוב ליד הקפה.
אם אירוע השטח מתקיים בקיץ, כדאי לשדרג את עגלת הקפה ולפנק את האורחים עם דוכן גלידה או בר שייקים שירעננו את כולם ויעניקו להם זיכרון מתוק מאירוע בלתי נשכח.
