טיפים לתכנון אירוע מוצלח

כך תתכננו אירוע מוצלח בכוחות עצמכם

מזל טוב! אתם לקראת אירוע חשוב בחייכם! יום הולדת, בר מצווה או בת מצווה, השקת העסק החדש או פתיחה של תערוכה. לא משנה איזה אירוע אתם צריכים לארגן ולהפיק, יש כמה דברים שאם תיקחו אותם בחשבון, האירוע שלכם יהיה מוצלח יותר ואתם תעברו אותו רגועים יותר. אספנו אותם עבורכם כאן, בפוסט הזה

תאריך

לפני הכל, בידקו את התאריך שבו אתם מתכוונים לערוך את האירוע: שימו לב שהוא לא מתנגש עם חגים או מועדים וכמובן – שאין אירוע של בן משפחה אחר שמתרחש בדיוק באותו היום. כדאי גם להקפיד על יום שבו יהיה נוח לאנשים להגיע ולחגוג איתכם, בלי לחשוב על הצורך לקום למחרת בבוקר לעבודה.

מקום

האם המקום שבחרתם ערוך לקראת כל מה שצריך? האם הכניסה אליו נגישה גם למתקשים בהליכה או לנכים? האם יש בו מספיק מקומות חניה וכמובן – האם יש בו חיבור לחשמל? לעיתים, אירועים נערכים במקומות יפהפיים בטבע, שאין בהם חשמל או מים. במקרים כאלה, כדאי לדעת שיש פתרונות שונים ומגוונים, למשל, אנו מספקים עגלת קפה ניידת שאינה צורכת חיבור לחשמל או למים.

תקציב

עדיף לקבוע את הסכום שתרצו להקצות לאירוע שלכם. קחו בחשבון את סכום המינימום שאתם מוכנים להשקיע בו, את סכום המקסימום וכ-5% תוספת לסכום הזה, עבור הפתעות שלא ניתן לצפות מראש ושבאופן טבעי קורות בכל הפקה שהיא, כי לפעמים מגלים שדברים משתנים.
חשוב להישאר בתחום התקציב שהקציתם לעצמכם ולבדוק אם לשירות מסוים יש תחליף זול יותר למשל – אולי עדיף להשכיר ברז בירה לאירועים, יחד עם כמה סוגי בירה מהחבית מאשר להשכיר שירותי בר אלכוהולי מלא.

ציוד

אם אתם לא עורכים את האירוע שלכם באולם או מתחם אירועים, כדאי שתדעו מה אתם צריכים להביא לאירוע כדי שהוא יוכל להתקיים. השתדלו להכין רשימת מפורטת ככל האפשר ונסו להעריך גם את המאמץ שידרש לכם להביא את הציוד למקום עצמו. לפעמים כדאי לבדוק אם ספק מסוים יכול להביא איתו את הציוד הנדרש, למשל אנחנו בתמיד קפה, מביאים בר קפה מושלם עם כל הציוד הנדרש לכל אירוע שאנחנו מגיעים אליו, כך שבעל השמחה יוכל להקדיש את תשומת ליבו לאורחיו.

אוכל ושתיה

חלק לא מבוטל מהאירוע תלוי באיכות המזון והמשקאות. גם אם בחרתם קייטרינג נפלא שנהניתם מהאוכל שלו באירוע אחר, לא מומלץ "לשים את כל הביצים בסל אחד", נסו לבחור ספק שונה עבור שלב הקפה והעוגה, או עבור הקינוחים, גם כדי שתוכלו ליהנות מקינוחים מושקעים ממש כמו האוכל עצמו וגם כדי שתוכלו להתאים את הקינוח לאירוע, למשל – שילוב דוכן באבלעוגה במסיבת בריכה יכול להיות חידוש מעניין.

מוזיקה

אין ספק שבחרתם די ג'יי משובח שיקפיץ את כולם, אבל גם הדי ג'יי המוכשר ביותר לא מכיר את האורחים שלכם או את הטעם האישי שלכם במוזיקה. בקשו מהדי ג'יי לקבל את רשימת השירים שהוא מתכנן להשמיע או בקשו דוגמאות לסגנונות המוזיקליים שהוא מתכנן לשלב בשמחה שלכם. תמיד תוכלו לבקש ממנו להוסיף או לגרוע מהרשימה כדי להפוך את האירוע שלכם לשמח עוד יותר.

רגע לפני שהכל קורה

זיכרו שבכל אירוע עלולות להיות תקלות קטנות. ברוב המקרים אף אחד לא מרגיש בהם חוץ ממכם ואם בחרתם ספקים אמינים וטובים שיסייעו לכם, גם הם ידעו להתגבר על כל מיני דברים שעלולים לצוץ. הכי חשוב שתזכרו ליהנות ולשמוח – ושיהיה לכם אירוע מוצלח!